В счет фактуре адрес продавца и грузополучателя должен совпадать

Счет-фактура без ошибок: советы Минфина

  1. Полухина Марина | руководитель Департамента методологии и консалтинга ЗАО «Деловой Профиль», действительный член Палаты налоговых консультантов России и ИПБ Московского региона, д.э.н.

Как известно, одно из условий применения вычета или возмещения НДС – это наличие счета-фактуры. Однако если данный документ оформлен неверно, инспекторы будут препятствовать возврату налога из бюджета. Получается, что компания, выставляющая счет-фактуру, в ответе не только за себя, но и за своего партнера, который попадает в зависимость от чужих ошибок и может оказаться без вины виноватым.

Минфин в 2008 году дал ряд рекомендаций, как избежать ляпов при оформлении столь важного документа. П риобретая продукцию, компания вместе с ценой обязана уплатить и соответствующую сумму налога на добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК РФ). При этом продавец не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров должен выставить покупателю счет-фактуру, на основании которого последний сможет принять НДС к вычету (п.

3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ). Порядок заполнения счета-фактуры, требования к его составлению и выставлению изложены в пунктах 5, 5.1 и 6 статьи 169 НК РФ. Предприятия должны неукоснительно их соблюдать, в противном случае они столкнутся с проблемами по вычету или возмещению налога (п.

2 ст. 169 НК РФ). Может возникнуть и другая ситуация: документ заполнен правильно, но в нем указана лишняя информация.

Будет ли данное обстоятельство препятствовать получению вычета?

Как поступить компании в таком случае? Попробуем в этом разобраться. Разъяснения того, как следует заполнять каждую строку формы счета-фактуры, дает постановление Правительства РФ от 02.12.2000 г.

№ 914

«Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

(далее – Постановление № 914). Однако информации, содержащейся в данном документе, может оказаться недостаточно. Этой проблеме Минфин в 2008 году посвятил несколько своих писем.

Остановимся на основных затруднениях, возникающих у организаций при заполнении счета-фактуры, и их пояснениях финансовым ведомством. Постановление № 914 указывает, что в строках 2 «Продавец» и 6 «Покупатель» следует прописать полное или сокращенное наименование, соответственно, продавца и покупателя, а в строках 2а и 6а – «Адрес», место их нахождения. При этом сведения должны вноситься из учредительных документов.

Данное правило Минфин подтвердил в своем письме от 31.03.2008 г.

№ 03-07-11/129, подчеркнув, что в строках 2а и 6а прописываются не фактические (почтовые) адреса, а адреса согласно учредительным документам. В более раннем письме от 07.08.2006 г. № 03-04-09/15 финансовое ведомство подчеркнуло, что речь идет о юридических адресах организаций.

В то же время, если в учредительных документах компании закреплены два адреса, юридический и фактический, то прописать можно любой из них; в таком случае противоречий правилам заполнения счетов-фактур не возникнет. Кроме того, в прошлогоднем письме Минфин высказал мнение, что в адресах продавца и покупателя не обязательно указывать слова «Российская Федерация».

Счета-фактуры без подобной записи не являются составленными с нарушением порядка, установленного НК РФ и Постановлением № 914, а значит, могут быть приняты к учету.

В соответствии с Постановлением № 914 в строке «Грузоотправитель и его адрес» указывается полное или сокращенное наименование отправителя продукции согласно учредительным документам.

В случае, когда продавцом и грузоотправителем является одна компания, в этой строке допускается запись «Он же». В письме от 12.05.2008 г. № 03-07-11/186 Минфин подтвердил такую возможность. Если реализация и отправка товара производится разными организациями, в строке 3 прописывают почтовый адрес грузоотправителя.

Финансовое ведомство также прописало порядок заполнения строк 3 и 4 при оказании услуг.

Так, поскольку в этом случае никто не отправляет и не получает груз, в соответствующих реквизитах проставляются прочерки. При этом предприятия не теряют права на налоговый вычет. На порядок заполнения строки 4 «Грузополучатель и его адрес» Минфин обратил внимание в своем письме от 21.07.2008 г.

№ 03-07-09/21. В нем он подтвердил, что в этом реквизите счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование и почтовый адрес получателя товаров в соответствии с учредительными документами. При этом в отношении грузополучателя запись в данной строке «Он же» недопустима.

Счет-фактура, содержащий такое сочетание слов, не может являться основанием для принятия предъявленного покупателю продавцом НДС к вычету или возмещению. Вроде бы все просто. Но организация может иметь обособленное подразделение, через которое она отгружает товар, или склад, находящийся отдельно от головной компании.

Как быть в этом случае при заполнении счета-фактуры?

В письме от 26.08.2008 г. № 03-07-09/24 Минфин пояснил, что при реализации товара через обособленное подразделение (склад) в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование и почтовый адрес грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. При этом подчеркивается, что если дополнительно прописывается и почтовый адрес склада, арендуемого грузоотправителем или принадлежащего ему на праве собственности, с которого отгружались товары, то это не нарушает установленный порядок заполнения счетов-фактур. Одновременно финансисты отметили, что данное письмо носит разъяснительный характер.

В то же время письмо Минфина от 12.05.2008 г.

№ 03-07-11/186 разрешает вносить запись «Он же» в строке 3 счета-фактуры в случае, когда товар продает и отправляет одна и та же компания.

А поскольку обособленное подразделение и головная организация являются одним юридическим лицом, значит, при заполнении данного реквизита можно вписать «Он же».

Однако осенью прошлого года финансовое ведомство в письме от 13.11.2008 г. № 03-07-09/38 вновь поднимает вопрос заполнения строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» счета-фактуры. В нем подтверждается высказанное в августе того же года мнение об указании в данном реквизите

«полного или сокращенного наименования и почтового адреса поставщика в соответствии с учредительными документами»

.

Также интересно письмо Минфина от 22.10.2008 г. № 03-07-09/33, в котором отмечается, что при реализации товаров подразделения компании могут выписывать счета-фактуры только от имени организации. При этом в строке 2б «ИНН/КПП продавца» указывается КПП соответствующего подразделения.

То же касается и строки 6б «ИНН/КПП покупателя» при приобретении товаров (работ, услуг) подразделениями.

Следует также обратить внимание на письмо УФНС РФ по г.

Москве от 20.03.2008 г. № 19-11/026593. Оно содержит рекомендации по составлению договоров по доставке продукции на склад подразделения.

Так, наименование грузополучателя должно соответствовать условиям контракта. В договоре необходимо прописать место доставки товара (почтовый, при его отсутствии – фактический адрес).

Аналогично необходимо действовать и в обратной ситуации, когда продукция отгружается со склада головной организации (обособленного подразделения). Как показывает практика, вопрос заполнения счетов-фактур для компаний, применяющих УСН, так же важен, как и для организаций, являющихся плательщиками НДС. Предприятие, уплачивающее единый налог с доходов, уменьшенных на расходы, тоже получает от поставщика товаров счет-фактуру.

Казалось бы, поскольку упрощенец не признается налогоплательщиком НДС, он может не обращать внимания на порядок заполнения счетов-фактур, высланных ему продавцом.

Но это ошибочное мнение, что подтверждает Минфин в письме от 24.09.2008 г. №03-11-04/2/147. Финансовое ведомство в поддержку своей позиции приводит следующие аргументы.

Упрощенцы, которые отчисляют налог в бюджет с доходов за минусом расходов, уменьшают полученную выручку на сумму НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным и подлежащим включению в состав расходов согласно статьям 346.16 и 346.17 Налогового кодекса (подп.

8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Затраты признаются после фактической оплаты покупки при условии, что они соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Следовательно, чтобы включить НДС в состав расходов, необходимы документы, подтверждающие оплату товаров, и счета-фактуры, выставленные продавцом.

Как отмечалось выше, счета-фактуры, которые составлены и выставлены с нарушением порядка, утвержденного пунктами 5, 5.1 и 6 статьи 169 НК РФ, не могут служить основанием для принятия НДС к вычету или возмещению. Финансисты делают простой вывод: признать расходы в виде сумм НДС упрощенцы могут на основании документов, подтверждающих фактическую уплату налога, счетов-фактур при условии, что соблюдены правила их заполнения.

В частности, в счете-фактуре должны быть указаны наименование, адрес и ИНН покупателя.

Форма счета-фактуры содержит дополнительные реквизиты «Руководитель», «Главный бухгалтер», «Индивидуальный предприниматель».

На практике налоговые органы уделяют пристальное внимание проставленным подписям в счетах-фактурах и их расшифровке, особенно если суммы НДС, принимаемые к вычету, значительны.

Счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Индивидуальный предприниматель, выставляя счет-фактуру, подписывает ее, указав реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации.

Как видно, Налоговый кодекс четко прописывает порядок заполнения этих строк, и в случае его нарушения счета-фактуры не могут служить основанием для принятия НДС к вычету или возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ). Законодательство не предусматривает изменение реквизитов счета-фактуры.

Однако в отношении полей «Руководитель» и «Главный бухгалтер» это допустимо. Так, в письме от 28.01.2008 г. № 03-07-09/02 Минфин разъяснил следующее.

В случае, когда определенный сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, вместо фамилии и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации рекомендовано указывать его данные.

Следует обратить внимание, что при этом не является нарушением, если в документе присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера. Предприятия по-прежнему интересуются, возможно ли визировать счета-фактуры электронной цифровой подписью или факсимиле.

Особенно актуален данный вопрос для организаций с большим количеством выписываемых документов. Между тем финансисты традиционно запрещают их использовать. Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению).

Данное мнение финансовое ведомство изложило в своих письмах от 04.06.2008 г. № 03-07-11/214 и от 21.08.2008 г. № 03-03-06/1/478. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения коррективы (п.

29 Постановления № 914, письмо Минфина от 31.03.2008 г.

№ 03-07-11/129). При этом покупателю необходимо в дополнительном листе книги покупок сделать запись об аннулировании неправильно оформленного счета-фактуры в том налоговом периоде, в котором он был зарегистрирован (п.

7 Постановления № 914). Следовательно, покупатель сможет принять НДС к вычету, лишь получив от поставщика подкорректированный счет-фактуру (п. 1 и 2 ст. 169, п. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 173 НК РФ).

Однако Налоговый кодекс не содержит указаний относительно того, когда компания получает право на вычет по исправленным счетам-фактурам: в период их выставления или внесения изменений в них.

Также в главном фискальном документе не отражен порядок регистрации в книге покупок документов с коррективами.

По мнению Минфина, запись об аннулировании счета-фактуры вносится в книгу продаж в случае, если продавец его корректирует (письмо от 27.05.2008 г. № 03-07-09/12). Значит, принять НДС к вычету компания сможет лишь после того, как получит правильный документ.

Обращает на себя внимание тот факт, что финансовое ведомство выпустило это письмо в опровержение постановления ВАС от 04.03.2008 г.

№ 14227/07, согласно которому независимо от момента исправления счета-фактуры НДС можно принять к вычету в том периоде, когда совершена хозяйственная операция и приобретенное имущество принято к учету. Обратимся к Примеру. Компания 17 декабря 2008 года получила от поставщика материал, накладную и счет-фактуру с НДС в размере 7 000 руб. В декларации по итогам IV квартала 2008 года налог принят к вычету.

Но 30 марта 2009 года выявлено, что в счете-фактуре указан неверный адрес грузополучателя.

Принимая во внимание постановление ВАС № 14227/07, организация решила не подавать уточненную декларацию в налоговый орган, а значит, не доплатила НДС за IV квартал и не перечислила пени.

Она передала поставщику счет-фактуру, оформленный с нарушением, для внесения в него исправлений.

Получив правильный документ, компания подшила его в журнал полученных счетов-фактур в IV квартале 2008 г. Если же руководствоваться позицией финансового ведомства, предприятие обязано аннулировать запись о регистрации счета-фактуры на дополнительном листе книги покупок, представить уточненную декларацию в инспекцию, заплатить недоимку за IV квартал 2008 года в размере 7 000 руб. а также пени в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки.

Затем компания должна направить неверный счет-фактуру продавцу для исправления. Если правильный документ вернется к ней, предположим, во II квартале 2009 г. она в этом же периоде сможет воспользоваться правом вычета НДС в сумме 7 000 руб.

зарегистрировав измененный счет-фактуру в книге покупок. Компании вправе уменьшить общую сумму НДС на налоговые вычеты, установленные статьей 171 НК РФ.

Так, вычету подлежит «добавленное» бремя, рассчитанное с сумм предоплаты (п. 8 ст. 171 НК РФ). Минфин в письме от 22.01.2008 г.

№ 03-07-09/01 напомнил, что согласно пункту 1 статьи 154 НК РФ налоговая база НДС определяется, исходя из размера аванса. При отгрузке товаров (работ, услуг) НДС с предоплаты подлежит вычету на основании счета-фактуры, оформленного при получении аванса и реквизиты которого зарегистрированы в книге покупок при реализации продукции. Следует отметить, что поставщик обязан зафиксировать выписанный счет-фактуру в книге продаж независимо от вида договора, по которому происходит продажа товаров (работ, услуг) (п.

16 Постановления № 914). А счета-фактуры, заполненные с нарушением установленных правил, не могут быть зарегистрированы в книге покупок. Обратите внимание, что вышеизложенному порядку выставления «авансовых» счетов-фактур компании должны были следовать до 31 декабря 2008 года включительно.

С 1 января 2009 года им нужно придерживаться новых правил, установленных Федеральным законом от 26.11.2008 г. № 224-ФЗ. В измененной редакции пункта 3 статьи 169 НК РФ установлено, что продавец с 2009 года на каждую поступившую предоплату должен выставлять покупателю счет-фактуру, то есть теперь он выписывает на аванс не один экземпляр документа, как это было раньше, а два: один для себя, другой для партнера.

Причем выставлять счет-фактуру нужно не позже пяти календарных дней после поступления предоплаты. Покупатель, перечисливший авансовый платеж в счет предстоящих поставок, вправе принять НДС к вычету на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при получении ими предоплаты и при наличии договора, предусматривающего перечисление указанных средств (п.

9, 12 ст. 171 НК РФ). Правила оформления «авансового» счета-фактуры изложены в новом пункте 5.1 статьи 169 НК РФ. В нем поименованы следующие обязательные реквизиты документа:

  • налоговая ставка;
  • номер платежно-расчетного документа;
  • наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя;
  • порядковый номер и дата счета-фактуры;
  • наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав;
  • размер предоплаты;
  • сумма налога, предъявляемая покупателю.

Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ «авансовые» счета-фактуры, выставленные с нарушением правил заполнения, не могут быть приняты к учету, а суммы НДС – к вычету или возмещению. Несмотря на то что у бизнеса сформировалось множество вопросов относительно заполнения счетов-фактур по предоплате, их отражения в книге покупок и книге продаж, чиновники пока не выпустили ни одного разъяснительного документа на этот счет.